自分の考えていることがなかなか相手に伝わらない、また、自分自身ではしっかりと物事を伝えたつもりでも、実際には相手に伝わっていないという経験はありませんか？

対面での会話やプレゼンに関わらず、メールや資料などの文章で説明が苦手な人もいると思います。

今回は、そうした「説明下手」を克服するための法則をお伝えします。

説明下手はちょっとのコツを抑えれば、誰でも簡単に改善できます。この記事で説明の苦手意識を克服して、円滑なコミュニケーションを実現させましょう。

説明って難しい…言いたいことをわかりやすくするコツ

文章の主語をはっきりさせる

説明下手な人に多い特徴としては、主語がはっきりしないということがあります。

特に日本語の場合は、必ずしも主語がなくても相手に意味が伝わることができるため、意識していないと曖昧になっていることがあります。

何かを説明する際にはなるべく文頭に主語を置くことにより、「○○が××をした」という一連のストーリーとして認識されやすくなり、聞き手はすんなりと話の筋道を理解することが可能となります。

主題をはっきりさせる

説明下手の人には、さまざまな事柄について言及をしているうちに、本来の論旨や文意が曖昧になってしまい、結果として聞き手にはほとんど伝わっていないというパターンも多く見られます。

他人に何かを説明するという場合には、まず「何を伝えたいのか」という「主題」をはっきりさせるようにしましょう。

またこの時には、「一回で複数の主題を取り扱わない」ということも非常に重要です。

一回の説明で伝える主題は一個に絞り、他のことを伝えたいのであれば一区切りをつけた上で再び一から説明をする、ということを意識するようにしてください。

結論をはっきりさせる

前置きや背景、過程などについて説明が長くなると、聞き手はそれを理解しようとするだけで疲れてしまい、結果として一番重要な結論の部分を十分に理解できないということがあります。

他人に何かを説明する場合には、「主題」だけでなくその「結論」をはっきりさせておき、不必要な説明や補足事項などに関しては、できる限り切り捨てるか省略化することを心がけましょう。

また、まず最初に結論を述べてしまった上で、そこから過程や背景の説明に移行していくという方法も効果的です。

相手の様子を見る

前項に書かれているように「まず最初に結論から説明をした」という場合、聞き手はその結論を理解するのに時間がかかったり、その内容に驚いてしまったりするがことがあるかもしれません。

そのような場合、あなたがその後すぐに過程や背景の説明に移行したとしても、相手はそれを飲み込めず、さらに混乱をしてしまうということもあります。

なので、説明の際には絶えず相手の様子をよく窺い、どこまで理解をしたのか確かめながら説明を続けていくということをしましょう。

一方で、会話ではなく文章で説明をする場合は、こちらから直接相手の様子を見るということができません。

そうした文章での説明の場合には、読み手が理解をするのに難しいと推測される部分に関し、表現を変えるなどしながらもう一度繰り返し同じことを説明を記述すると良いでしょう。

主観と客観を混同しない

聞き手を混乱させる下手な説明の特徴として、「主観と客観の混同」が挙げられることもあります。

「主観」とは「自分自身が見たり感じたりしたもの、自分自身の思い」であり、一方で「客観」とは「データや理論、証拠によって裏付けがなされた事実」のこととなります。

客観というのはすべての人物にとっての共通の「答え」となるのですが、そこに主観が混同している場合、聞き手の導き出した「答え」との間に矛盾が生じることとなり、話が混乱してしまうのです。

ただし、実際には人はそれぞれ利害や価値観、前提となる知識の有無などが異なっており、客観的な事実としては未だ解明できてないこと非常に多いため、それを実行するのは現実的には難しいということもできます。

ですので、もしあなたがどうしても客観だけでは説明をすることができず、そこに主観を混入させねばならないというときには、必ず冒頭などに「これは私の主観ですが〜」「私が思うのは〜」というような前置きをするようにしましょう。

具体例を織り交ぜる

客観的な「事実」を提示したものの、なかなか聞き手に理解をしてもらえないということは頻繁にあります。

特に抽象的な原理原則論などに関しては、どうしてもイメージを喚起しにくく、聞き手に消化不良感が残ったまま説明を終えてしまうこともあるでしょう。

そのような事態を防ぐためには、何といっても具体例を挙げながら説明をするということが有効となります。

その原理原則が、我々の生きている社会や世界においてどのように機能し、存在をしており、どのように可視化されているのかということを、

などの形で提示するようにしましょう。

代名詞ではなく固有名詞を使う

説明をする人が気をつけなければならないこと、それはできる限り「代名詞」を使わないということです。

「代名詞」とは「これ」「それ」「あそこ」「彼」「彼女」のように固有名詞の代わりとして対象を指し示す言葉なのですが、何が「これ」で「あそこ」で「彼」なのかは、その会話や文章の流れや文脈によって変化していきます。

特に口頭説明の場合などには、こうした流れや文脈の中での代名詞の役割を理解しながら説明を受けるということは、説明をされる側にとっては少なからず負担となってしまいます。

説明をする側にとっては代名詞が何を指すのか自明であったとしても、される側にとっては必ずしもそうではないということを十分に認識し、できる限り代名詞ではなく固有名詞を使うということに注意をするようにしましょう。

伝えたことを書き出しておく

いざ説明をする際、いきなり頭の中が真っ白になるなどし、伝えたいことが伝わらなかったという経験がある人は少なくないのではないでしょうか。

これは自分の中において自分自身の考えが十分に整理されていないがために起こってしまうことです。

この自分の頭の中を整理するためには、何といっても自分自身の伝えたいことを事前に書き出しておき、客観的に可視化することが何よりも大切となります。

書き出しの際には単に文章だけではなく、イラストや図式なども書くことでより具体的にポイントを明確化することが可能となります。

また説明の段取りや流れなどを、フローチャートとして表しておくというのも非常に効果的です。

一つのセンテンスを短くする

代名詞を多用する場合のデメリットとしては、得てしてセンテンスが長くなってしまうということも挙げられます。

当然のことではありますが、長い一繋ぎの文章は説明をされる側にとっては理解をするのがより難しくなってしまいます。

これは英語のテストなどで、問題の文章が長くなればなるほど高度な読解力が要求されるということと同じです。

そこで分かりやすい上手な説明をするためには、一つ一つのセンテンスを短くする必要があります。説明をされる側としては、区切りが多くなればなるほど情報を整理しやすくなります。

説明をする相手の理解度に期待しない

説明をされる側がその内容を理解してくれるであろうという、楽観的な見通しのもとに行われる説明は失敗をする可能性が高くなってしまいます。

説明する側は、される側の理解力に期待をすることなく、たとえ相手がド素人や幼児であっても理解可能な表現を心がけるようにしましょう。

より具体的に言うと、まずは徹底的に初歩的な表現で簡単な説明をするようにし、その上で相手からより詳細な説明を要求された場合には話のレベルをアップさせます。

その説明の内容におけるレベルや難易度を決定するのは、「説明をする側」ではなく「される側」であるということを十分にわきまえておきましょう。

本を読む

説明をする際、言葉がうまく出てこない、言葉を滑らかに続けることが出来ないという経験がある人は、読書をする習慣をつけるというのが効果的です。

読書を習慣化することにより、豊富な語彙力や表現力を身につけることが可能となります。

本のジャンルは何でも良いのですが、できれば論理的に書かれた批評や、初心者向けに書かれた科学書、新聞の社説、歴史小説などが良いでしょう。

セミナー講師やテレビタレントを参考にする

読書のほかに表現力・語彙力をつけるためには、セミナーや予備校などの講師やトークスキルの高いテレビタレントを参考にするという方法もあります。

日頃さまざまなメディアに接していく中で「この人は喋りが上手だな」と感じる人を見つけたならば、その人を継続的にウォッチしていくと良いでしょう。

まとめ

説明って難しい…言いたいことをわかりやすくするコツ

 

・文章の主語をはっきりさせる

・主題をはっきりさせる

・結論をはっきりさせる

・相手の様子を見る

・主観と客観を混同しない

・具体例を織り交ぜる

・代名詞ではなく固有名詞を使う

・伝えたことを書き出しておく

・一つのセンテンスを短くする

・説明をする相手の理解度に期待しない

・本を読む

・セミナー講師やテレビタレントを参考にする

 

いかがでしたか？

これらのポイントを抑えた上で日頃からトレーニングを重ね、説明下手を克服していきましょう。